おすすめの校務支援システムをランキング形式で紹介します！

教育現場の仕事は、生徒の指導や教育はもちろん、それ以外にも任される仕事が非常に多く、内容も多岐にわたります。そのため本来の業務である教育のための準備や管理に手が回らず、残業や持ち帰り仕事をしている教師も多いといいます。

こうした問題を解決するためには校務をより効率的に行なうための環境整備が必要になってきますが、そこでおすすめなのが「校務支援システム」です。もしこれから校務支援システムを導入するのなら、いろいろと知っておきたいポイントがあります。

・校務支援システムにはどのような機能があるのか？
・校務支援システムを導入する利点とは？
・導入するために必要な手続きとは？

少なくとも上記のような疑問に対する答えは知っておかないと、校務支援システムを導入しても失敗に終わってしまうかもしれません。そこで当サイトではしっかりと解説を行っているので、ぜひ確認してみてください。

また、WEBアンケートをもとにおすすめの校務支援システムをランキング形式でご紹介しています。そのほかにも「そもそも校務支援システムで何ができるのか」「導入の費用について」「校務支援システムの種類」などの解説もしています。このような基本的な情報も理解しておくと、いざというときにとても役立つはずです。

ぜひ当サイトでご紹介している内容を参考に校務支援システムについて理解を深め、より校務を効率的に、そして正確に行えるようにしていきましょう。

校務支援システムとは、学校の管理業務を効率化するために設計された情報システムのことです。このシステムは、教師や管理者が日常的な業務をスムーズに行えるように支援するものであり、さまざまな機能が付帯しています。

たとえば、生徒の出欠管理や成績の記録・分析、学級運営に関する情報を一元的に管理することが可能です。教育支援システムを導入することで、教師は生徒の出席状況や学業成績を簡単に把握でき、必要なデータを迅速に抽出できます。
これまで、紙ベースやエクセルなどでおこなっていた管理業務をひとつのシステムで一元管理できることから、ミスが減り、作業の効率が向上します。

また、スケジュール管理や連絡帳のデジタル化も可能です。たとえば、学校行事や会議のスケジュールをシステム上で管理し、関係者全員に迅速に共有できます。システムを活用すれば、情報の伝達をスムーズに行うことができ、時間と労力を抑えられるといったメリットがあるでしょう。

さらに、保護者との連携ができる機能が付帯したシステムもあります。保護者は、子どもの成績や出欠状況をオンラインで確認でき、教師とのコミュニケーションが取りやすくなります。家庭と学校間の情報共有が促進され、生徒の学習環境の改善を期待できるでしょう。

校務支援システムは、教育機関におけるさまざまな業務を効率的に管理するために設計されたツールです。校務支援システムを採用すれば、教育現場の業務負担を軽減し、管理作業をデジタル化することで、より効果的な学校運営をサポートします。

校務支援システムには、データの安全性を確保するためのセキュリティ機能も備えられています。アクセス権限の設定やデータの暗号化により、個人情報や成績データなどの重要な情報が不正アクセスから守られるのが特徴です。これにより、安心してシステムを利用することができ、情報の漏洩や紛失のリスクを低減することが可能です。

さらに、校務支援システムは、業務の効率化だけではなく、教育の質の向上にも寄与するでしょう。データの蓄積と分析により、生徒の学習状況や学校全体の運営状況を把握しやすくなり、教育の改善に役立つ情報を得られます。そして、結果的に、より効果的な指導や改善策を講じることができ、教育の質が向上します。

このように、校務支援システムは学校の管理業務をデジタル化し、効率化することで教育現場の運営をサポートしてくれるのが特徴です。
以下では、具体的な機能の詳細について解説します。

出欠管理機能

生徒の出欠管理機能では、出席状況や欠席理由、遅刻などをリアルタイムで記録し、管理します。教師が簡単に出欠データを入力できるとともに、保護者にも出欠状況を通知できるため、コミュニケーションの効率が向上するでしょう。

さらに、出席情報は自動的に集計され、月ごとの統計なども簡単に生成できるため、長期間にわたるデータの分析も可能です。

成績管理機能

次に、成績管理機能があります。成績管理機能は、生徒のテストや課題の成績を記録し、分析するためのものです。

各生徒の成績を入力することで、成績表や個別のレポートを簡単に作成することが可能です。生徒の学習進捗を一目で把握でき、必要に応じて個別の指導計画を立てる際の参考になります。

また、成績データは保護者と共有することができるため、家庭での学習サポートにも役立てることが可能です。

教員事務を支援する機能

さらに、学級運営を支援する機能もあります。クラスのスケジュール管理や授業の計画、教科ごとの教材の管理など、学級全体の運営を効率化するための機能です。

教師は授業の計画をシステム上で立て、変更があれば即座に共有できます。また、学校行事や会議のスケジュールも管理できるため、校内のイベントの調整や運営がスムーズになるでしょう。

なお、小テストの結果を管理し、データを集計して分析に役立てることも可能です。

保健管理

生徒の健康診断の結果や、保健室への来室記録なども管理でき、日々の健康観察ができるようになります。また、体力テストの結果を登録して、データの集計や分析をおこなうことも可能です。

校務支援システムの種類

ひとえに校務支援システムといっても、さまざまな種類があり、どのシステムを選べばいいかわからない方も多いでしょう。

ここでは、校務支援システムの種類として「教育支援が得意なシステム」と「業務効率化が得意なシステム」にわけて解説します。

教育支援が得意なシステム

教育支援が得意な校務支援システムは、おもに授業や学習活動をサポートする機能が充実しています。このタイプのシステムは、教師が円滑に授業を進めること、そして生徒の学習を支援することを目的としています。

おもな機能には、授業の計画作成、教材の管理、課題の提出と評価、生徒の進捗状況の追跡などがあります。

たとえば、授業の計画作成機能では、教師が年間や月間の授業スケジュールをかんたんに組むことができ、これをもとに授業内容を具体化します。また、教材の管理機能により、教材や資料をシステム上で整理し、必要に応じて生徒と共有することも可能です。

さらに、課題の提出と評価をオンライン上でおこなえるので、教師は生徒の課題をすぐに確認することができ、迅速にフィードバックできるのが特徴です。これにより、学習の進捗を効果的に把握し、適切な指導ができるでしょう。

生徒の学習意欲を高め、教育の質を向上させるために設計されており、デジタルツールを活用することで、教育環境を改善することが可能です。とくに、遠隔授業やオンライン学習が増えるなかで、教育支援機能はますます重要になっているといえるでしょう。

業務効率化が得意なシステム

業務効率化が得意な校務支援システムには、学校の管理業務を効率的におこなうために特化した機能が付帯されています。このタイプのシステムは、日常的な事務作業の負担を軽減し、運営のスムーズさを確保することを目的としているのが特徴です。

主な機能には、出欠管理、成績管理、スケジュール管理、報告書の作成などがあります。

出欠管理機能では、生徒の出席状況や欠席理由をリアルタイムで記録し、集計できます。教師は、生徒の出欠情報を簡単に確認でき、欠席が多い生徒には早期に原因の追求と対策を講じられるでしょう。

また、成績管理機能では、生徒の試験や課題の成績をシステム上で記録し、成績表を自動生成することが可能です。成績の集計や分析が迅速におこなえるため、業務の負担が大幅に軽減されるでしょう。

なお、スケジュール管理機能では、学校行事や会議の予定を一元的に管理し、関係者にリアルタイムで情報を共有できます。スケジュール調整がスムーズにおこなうことができ、文化祭や体育祭などのイベントの準備や運営を効率的にできるようになるでしょう。

さらに、報告書作成機能では、さまざまな管理報告書や統計データを自動的に生成し、手間をかけずに正確な報告ができるようになります。

業務効率化に特化したシステムは、事務作業をデジタル化することで、学校運営をスムーズにし、管理業務の負担を軽減してくれるでしょう。これにより、教師は生徒の教育により多くの時間を割くことができ、結果的に教育の質の向上に繋がります。

なお、昨今は教育支援と業務効率化の両方を担う校務支援システムが増えてきており、学校のニーズに応じて最適なシステムを選ぶことが重要です。各システムの機能を理解し、自分の学校の目的や課題に最適なツールを選ぶことで、より効果的な運営が可能になるでしょう。

新しいものを導入するというのは、学校はもちろんどのような現場でも大きな変化になるため、不安を感じる方もいるかもしれません。とくに導入時の流れや負担などについては、担当者が苦労する部分でもあるのでよく理解しておかなければならないポイントでもあります。

ここでは校務支援システムを導入する流れをご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

相談・打ち合わせ

校務支援システムを導入することが決定したら、まずは導入したい校務支援システムを提供している企業の担当者に相談します。現状抱えている不安や改善したい点などについてのヒアリングなどがあり、それを踏まえて解決策を提案してくれます。

その提案内容をもとに検討し、導入するかどうかを決めていきましょう。校務支援システムによっては、契約前にトライアルを実施できたりデモサイトを利用できたりするケースもあり、その場合導入前に使用感を確認することができます。

方針策定・データ共有

導入が決定したら、続いて利用したい機能や導入方針の策定を行います。解決したい問題に対してどのような機能が必要なのかを提案してもらうことができ、その機能を使用するために必要なデータを校務支援システムの提供企業に共有します。

ここで決める機能や仕様によって使いやすさやスムーズに導入できるかどうかが決まってくるので、納得できるまで担当者と打ち合わせを重ねて不安を残さないようにしておきましょう。

構築・セットアップ

希望する機能や共有したデータをもとに、オンプレミス型であればサーバーやネットワーク環境整備など動作環境を構築します。構築が完了すると初期設定やデータ移行などのセットアップが行われ、動作確認ができれば構築・セットアップの完了となります。

操作説明

校務支援システムが運用できる状態になったら、操作説明会などを開催してくれる校務支援システムもあります。すべての教員が使用するシステムなので、説明会では不明点を残さないように都度質問などをしながら問題なく運用開始できるようにすることが大切です。

アフターフォロー

提供している企業によっては、随時学校に合わせた機能のアップデートやサポートに対応している場合もあります。使用し始めてみないとわからない部分も多いので、運用開始後もしっかりとサポートしてくれる校務支援システムが安心です。

校務支援システムを導入する場合に検討しなければならないのが、導入にかけられる予算です。予算を決定するためには、校務支援システムの導入にいくらかかるのかをある程度把握しておかなければなりません。

ここでは校務支援システムの「オンプレミス型」「クラウド型」それぞれの特徴と相場についてご紹介していきます。

オンプレミス型

オンプレミス型は、学校ごとの業務や必要な機能に合わせて専用のシステムを構築し、学校独自で運営を行なう形態です。導入する際に独自サーバーを保有することや、システムを利用するためのインフラ構築が必要であるという特徴があります。

このような理由から、オンプレミス型は初期コストがクラウド型に比べて高額になりがちです。ただし学校に合わせたシステムになるので、非常に使いやすく、使用していく中で改善したい点があれば希望に合わせて変更していけるなどの自由度も魅力です。

そんなオンプレミス型の費用相場は、導入時100万円～600万円、保守運用に年間40万円～150万円程度かかるとされています。構築する内容などによっては、これよりも更に初期費用が高額になる場合もあります。

クラウド型

クラウド型は、オンライン上で提供されているシステムやサービスを、ネットを介して利用する形態のことをいいます。オンプレミス型のように学校独自のサーバーを構築する必要がなく、ネット環境が整えばどこからでも校務支援システムを利用できるという特徴があります。

このような特徴からオンプレミス型に比べて初期コストを抑えることができ、手軽に導入しやすいというメリットがあります。短期間での導入も可能なので、早めに運用を開始したい場合にはクラウド型がおすすめです。

そんなクラウド型の費用は、システムや業者によってさまざまですが、独自サーバーを必要としない分、より導入しやすい価格帯で提供されることが多いです。

ここまで校務支援システムについて、さまざまな視点で解説させていただきましたが、校務支援システムを選ぶ際にどのようなポイントを重視して決めればいいのか、迷われている方も多いのではないでしょうか？

今回はそんな悩みをもつ方のために、校務支援システムを導入する上で重視するポイントについてアンケート調査を行いました。どのような結果となったのか、詳細を見ていきましょう。

第1位は「価格が適正か」で22%でした。新たなシステムの導入を検討する際に重要なポイントになるがコスト面です。初期費用はいくらかかるのか、予算内でどのような機能が利用できるのかなどをきちんと把握しておきましょう。

第2位は「誰にでも簡単に使いやすい仕様か」で18%でした。せっかくシステムを導入しても、使いこなせなければ業務を効率化するどころか、混乱を招くことになってしまいます。

それらを防ぐためには操作画面がわかりやすかったり、ボタン一つで最新情報が確認できるような使いやすい校務支援システムを選びましょう。また、導入後のサポートが充実している会社を選ぶと、困ったときに頼りになります。迅速なサポートが受けられるか、サポート専門窓口が用意されているかなどもチェックしてみてください。

第3位は「必要な機能が備わっているか」で17%でした。学校業務の負担を軽減するために、さまざまな機能を備えている校務支援システムですが、必要な機能が使えなければ意味がありません。標準機能やオプション機能で必要な業務をしっかり補えるかどうかを忘れず確認してください。

また、制度改正による指導要録・調査書の様式変更に対応している校務支援システムだと便利です。こちらもチェックしておきましょう。

アンケートの結果は以上となりますが、校務支援システムを選ぶにあたって、参考になる内容であったなら幸いです。次の見出しでは、校務支援システムの選び方について、さらに詳しくポイントを押さえて解説させていただきます。ぜひ参考にしてみてください。

教員の負担軽減や職場環境の改善などあらゆる理由から導入を検討している学校が多い校務支援システムですが、そのニーズに合わせて校務支援システムを提供している企業も増えています。そのため、どの校務支援システムを利用するべきか悩んでいる担当者や責任者も多いのではないでしょうか。

ここでは、そんな方のために安心して導入できる校務支援システムを選ぶポイントをご紹介します。

機能性や使いやすさ

校務支援システムを選ぶ大きなポイントとして、機能性や使いやすさが挙げられます。教員の負担軽減を目的としているのなら、シンプルで使いやすく、誰でも簡単に使い始められるものでなければ意味がありません。

とくにこれまで紙でデータの管理などを行ってきた場合、システムの操作に抵抗がある方も多いはずですから、その抵抗感を拭えるようなシンプルな使用感の校務支援システムがおすすめです。機能が多すぎると初めに覚えなければならないことが多く、かえって教員が負担を感じてしまう可能性もあるので注意が必要です。

そして初めにシステムへの抵抗を感じてしまうと、導入しても使用してくれないなどの問題が生じやすくなります。だからこそ必要な機能を絞って、シンプルで使いやすい校務支援システムを選ぶようにしましょう。

サポート体制

校務支援システムは導入すればそれで終わりではありません。すべての教員が安心して使い続けるためには、使い始めてからわからない部分や不安な点があればその都度対応してくれるような、しっかりとしたサポート体制を整えている校務支援システムがおすすめです。

そのため、質問や疑問にすぐに応えてくれるようなサポート窓口を設けていたり、不具合があった場合にすぐ対応できるリモート保守などを行っている校務支援システムを選びましょう。忙しい教員が利用するシステムだからこそ、即日対応できるサポートがないと利用しにくさを感じてしまうでしょう。

また制度改正による指導要録・調査書の様式変更に対応しているかどうかも必ずチェックしてください。しっかりと対応してくれる校務支援システムであれば、長く使い続けることができ学校にも定着しやすくなるはずです。

費用

費用も導入時にチェックしたいポイントのひとつです。無理なく運用していくために校務支援システムに対してどのくらいの予算が下りるのかを確認した上で、その予算内に収まるような校務支援システムを探しましょう。

高額なものほど機能やサポートが充実していると思われがちですが、高いからといって必ずしもニーズにマッチするわけではありません。もちろん安いだけで決めてしまうと、機能やサポートが不十分である可能性も考えられるので、値段だけで決めるのではなく総合的に判断することが大切です。

また必ず事前に、接続台数や利用者数、生徒数などによる価格の変動があるかどうかを確認しましょう。価格の変動があると予算も組みづらくなり、利用者や生徒数が増えた際に予算を大きく超えてしまう可能性もあるので、利用者数や接続台数にかかわらず料金が変動しない校務支援システムがおすすめです。

複数の校務支援システムの費用を比較する場合は、必ず上記のような点を踏まえて安心して利用できるかを確認してみてください。

生徒の指導や教育の質を向上させ、よりよい教育現場を作っていくためには、教員の負担軽減ができる校務支援システムを導入することが大切です。業務を効率化することにより、これまでできなかった業務や生徒への対応もできるようになるかもしれません。

校務支援システムの種類は増えていますが、まずは各システムの公式サイトなどをチェックし、より使いやすく導入しやすいものがどれかを検討してみましょう。