校務支援システムって何？導入するメリット・デメリットを解説！
現在の学校業務は複雑で多岐にわたっています。ほとんどの教員は長時間労働にさらされている状態です。そのため、生徒に向き合う時間がかなり少なくなっています。そこで導入されたのが「校務支援システム」です。では、校務支援システムとは一体どんなものでしょうか。今回は校務支援システムとは何かについて詳しくご紹介します。
校務支援システムって何？
校務支援システムとは一体どんなシステムなのでしょうか？こちらで詳しくご紹介します。
校務支援システムとは何か？
校務支援システムとは、学校の教職員の校務を支援するシステムのことです。
学校の業務とは何か？
学校の業務とは、学校事務・事務以外の実務・授業の3つの業務すべてをまとめて学校の業務といいます。
校務とは何か？
校務とは、学校の業務のなかの主に「学校事務」のことを校務といいます。学校事務は大きく分けると、次の3つに分かれます。
①教員が行う教員事務
➁管理職が行う管理職事務
➂事務官・現業職員が行う事務官・現業職員事務
一般的にいわれる校務支援システムは「①教員が行う教員事務」を支援するシステムのことです。
校務支援システムの機能とは？
一般的な校務支援システムには、主に次にご紹介する機能があります。
・①学籍管理機能：学籍管理機能とは、生徒の学籍を管理する機能のことです。生徒の学籍とは、生徒の氏名・住所・学年履歴・部活動履歴など学校に関する生徒の戸籍のようなものです。
・➁成績管理機能：成績管理機能とは、生徒の成績に関することを管理する機能のことです。生徒の成績とは、テストの時の結果・観点別評価・評定評価などのことになります。
・➂名簿情報管理機能：名簿情報管理機能とは、生徒の基本情報・生徒の保護者情報など、生徒の名簿に関する基本的な情報を管理する機能のことです。名簿情報を使って、さまざまな他の情報とひも付けすることが可能です。
・④出欠席情報の管理機能：出欠席情報の管理機能とは、生徒の出欠席に関する情報を一元管理できる機能のことです。校務支援システムには、こちらでご紹介した4つの機能以外にもさまざまな機能があります。
校務支援システムを導入するメリット
校務支援システムを導入するとどんなメリットがあるのでしょうか？こちらで詳しくご紹介します。
校務をデジタル管理できる
1つ目のメリットは校務をデジタル管理できることです。校務支援システム導入前の校務は、紙ベースでの属人的な作業が行われていました。関係者との共有が難しく、手間や時間がかかっていました。ところが校務支援システムを導入すると、校務をデジタル管理することができます。
そのため統一されたフォーマットに情報が記録され、簡単に管理することが可能です。
単純ミスの削減ができる
2つ目のメリットは単純ミスの削減ができることです。紙ベースで校務管理をしていた頃は、いちいち関係者と会わなければいけない場合や、担当者と書類でのやり取りをしながら校務管理を行っていました。そうなると単純ミスがよく発生します。
また、ミスがあっても、いちいち担当者に連絡を取ってからでないと修正ができなかったので修正するのにも手間と時間がかかります。
ところが校務支援システムを導入すると、関係者すべてが管理していることと、ソフトウェアでもエラーチェックができるので、簡単に単純ミスの削減をすることが可能です。
生徒に向き合う時間が増える
3つ目のメリットは生徒に向き合う時間が増えることです。紙ベースで校務管理をしていた頃は、複雑な作業を長時間やる必要があり、生徒に対応する時間がかなり限られていました。ところが校務支援システムを導入すると、大幅に校務を効率化することができます。
そのため生徒に向き合う時間が増え、教師本来の仕事をすることが可能です。
校務支援システムのデメリット・問題点
校務支援システムを導入するとどんなデメリット・問題点があるのでしょうか？こちらで詳しくご紹介します。
導入コストがかかる
校務支援システムを導入するデメリットは、導入コストがかかることです。主な導入コストは、システムの初期費用・システムの保守費用・システムの運用費用・システムの人件費などです。パッケージタイプであれば初期導入費用が300万円以上、カスタマイズであれば初期導入費用が500万円以上かかります。
また、クラウドサービスタイプであれば初期導入費用は30万円以上、サービス運用費用は2万円以上毎月かかります。
セキュリティリスクがある
校務支援システムを導入する問題点はセキュリティリスクがあることです。校務支援システムのセキュリティリスクは内外部の両方からあります。主なセキュリティリスクは、外部からの不正アクセス・外部からのシステムの改ざん・内部からの情報漏洩・外部からのサーバー攻撃によるサーバーダウンなどです。
セキュリティリスクはパッケージタイプであれば被害は小さいですが、クラウドサービスタイプであれば被害は限りなく広がります。
まとめ
今回は校務支援システムとは何かについてご紹介しました。今回のポイントをまとめると、校務支援システムとは、学校の教職員の校務を支援するシステムのことです。主に学校事務に関する支援が対象です。校務支援システムを導入すると、それまで複雑で多岐にわたっていた作業を効率化することができるので、生徒に向き合う時間が大きく増えます。そのため教師本来の仕事をすることが可能です。本記事が校務支援システムとは何かについて詳しく知りたい方に届けば幸いです。
