校務支援システムの賢い選び方とは？注目すべきポイントをご紹介！
学校の先生は、生徒の指導や受け持っている教科を教えたり、事務的な作業をしたり、学校の先生が業務として行わなければならない内容は多岐にわたります。そんな業務の手助けとなるのが、公務支援システムですが、公務支援システムの選び方はどうしたらよいのか悩む方も多いと思います。今回は、校務支援システムの選び方について説明します。
校務支援システムを選ぶポイント
公務支援システムは、学籍や成績、出欠などのなどの情報を一括で管理することで、学校の先生の事務的作業の効率化を図ることを目的としているシステムとなります。しかし、公務システムもさまざまな種類があり、どの公務支援システムを選べばよいのか迷ってしまう方も多いと思います。
公務支援システムを選ぶ際のポイントは、大きく分けて2点あります。
1点目のポイントは、公務支援システムを導入して、学校として一体、何がしたいのか明確にすることです。
ポイントの2点目は、公務支援システムを導入したことによって、現在達成したい目的プラスアルファ、将来的にこう言ったこともしてみたいといったように、将来的にも継続的利用していけるシステムかどうかです。
この2つを念頭に置き、公務支援システムを選ぶと、比較的スムーズに選定することができます。
そのほかの選定ポイントとしては、希望の要件を満たしている機能があるか否か、サポート体制が充実しているか、予算はどうかなどといったポイントも加味することが大切です。そこで下記では、上記3点のポイントに関してさらに詳しく説明します。
そのほかの選定ポイント1
希望の要件を満たしている機能があるか否かを確認することも重要となってきます。たとえば、希望の要件は、最低限の通信簿や調査書などが出力できればよいと言う場合についてです。
公務支援システムを提供している業者の多くが、基本的に提供しているサービスとなっているため、そこまでどの公務支援システムを導入しようか悩む必要はないと言えます。
しかし、公務支援システム上で、生徒などの出欠確認を行いたいと言う場合であれば、どの程度の頻度で出欠を管理したいのか、タブレットなどを用いて、リアルタイムで管理したのかなど、やりたいことの詳細まで考える必要があります。
それによって、要件を満たしている業者、満たしていない業者の振り分けを簡単に行うことができます。
そのほかの選定ポイント2
サポート体制が充実しているかを確認することも重要です。
導入までのサポート体制と同等のサポートを、導入後も受けることができるか否かと言う点や、法改正があった際の対応は無料で対応可能なのか、有料の際の費用はどのくらいなのか確認しておくことが重要とあります。
さらに、カスタマイズできるなども確認しておくとよいと言えます。
そのほかの選定ポイント3
どれだけシステム内容が魅力的であっても、予算と見合っているかを確認することが大切です。
予算をどう考えるのかは学校によってもバラつきがあるため、一概にこうというように断言することは難しいですが、一般的に予算を考える際は、5年と言うスパンで予算と見合っているか確認するのが一般的になっています。
よって、5年で費用を計算したらいくらになるのかを確認してみるとよいでしょう。
校務支援システムにあると便利な機能
ここからは、校務支援システムにあると便利な機能に関して説明します。大きく分けて2つの機能があれば、より校務支援システムを便利に使いこなすことができます。
1つ目の機能は、ミスや作業の手間を減らす業務システム機能です。2つ目の機能は、校務支援システムの機能が比較的アナログ操作に近い機能が搭載されていることが挙げられます。
1つ目のミスや作業の手間を減らす業務システム機能に関してですが、システムに入力する際、どんなに注意していても、入力ミスはしてしまいます。
そのため、公務支援システム自体に、入力ミスを防止するエラー機能が搭載している物を選ぶと、入力ミスが発生した際も、すぐに気が付くことができるため便利です。
また、通知表や調査書などの資料を、さまざまな場所に格納するのではなく、資料を一元管理できる機能が搭載されていると、作業自体のためを減らすことができるため、あると便利な機能となっています。
2つ目の校務支援システムの機能が比較的アナログ操作に近いと便利という点に関してですが、突然すべての資料を電子化することによって、これまで使用してきたアナログの際の見た目とあまりにも相違しすぎてしまうと、戸惑う先生や、ＰＣに不慣れな先生であれば、どのように入力すればよいのか分からないという方も多くなってしまう危険性があります。
そのため、公務支援システムにおいて、なるべくアナログの際に行っていた形式と近しい校務支援システムを導入することで、大多数の先生方がスムーズにシステムへの入力作業を行うことができます。
そのため、アナログ形式に近しい機能が搭載している校務支援システムを選ぶことが、業務効率化を目指す上でも、大切な機能のひとつと言えます。
校務支援システムを導入するときの注意点
ここでは最後に、校務支援システムを導入する際の注意点に関して説明します。
主な注意点としては、校務支援システムを導入して満足しないと言うことになります。公務支援システムを導入し、先生方が実際に使用することによって価値が生まれ、ひいては業務効率化へとつなげることができるシステムとなっています。
そのため、決して導入したことに対して満足するだけでなく、先生方がスムーズに利用できているか配慮することも大切になってきます。
まとめ
今回は、校務支援システムの賢い選び方、注目すべきポイントに関して説明しました。公務支援システムを提供している会社は多数あるため、どの会社が提供しているシステムを利用すればよいか迷ってしまう方も多いと思います。
そんなときは、今回記事の冒頭部分で紹介した、学校として一体、何がしたいのか、将来的にも継続的利用していけるシステムかをポイントにシステムの選定を行うのがよいと言えます。今回の記事が皆さんの参考になれば幸いです。
